Quy định về giấy tờ cần thiết khi lái xe tải chở hàng hóa (Cập Nhật Mới Nhất 2025)

Trong lĩnh vực vận tải hàng hóa, việc chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi lái xe tải là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật, đồng thời giúp quá trình lưu thông diễn ra thuận lợi.
Không chỉ người lái xe mà cả chủ hàng và đơn vị vận tải đều phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hồ sơ, chứng từ đi kèm theo hàng hóa.

1. Tại sao cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa?

Theo Luật Giao thông đường bộ năm 2008, tài xế xe tải cần mang đủ giấy phép lái xe, đăng ký xe, kiểm định an toàn kỹ thuật, bảo hiểm trách nhiệm dân sự và giấy vận tải.
Trường hợp thiếu giấy tờ cần thiết khi lái xe tải, người điều khiển phương tiện có thể bị xử phạt từ 200.000 đến 1.000.000 đồng, tùy vào loại vi phạm cụ thể.

2. Các loại giấy tờ cần thiết khi lái xe tải vận chuyển hàng hóa

2.1. Giấy tờ bắt buộc khi tham gia giao thông

Căn cứ khoản 2 Điều 58 Luật Giao thông đường bộ năm 2008, khi điều khiển xe cơ giới, người lái xe phải mang theo:

• Giấy đăng ký xe: do cơ quan có thẩm quyền cấp, chứng minh quyền sở hữu phương tiện.
  
• Giấy phép lái xe: phù hợp với hạng xe đang điều khiển, được cấp hợp pháp.
  
• Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường: còn hiệu lực theo quy định.
  
• Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự: bắt buộc đối với mọi xe cơ giới lưu thông.

Đây là nhóm giấy tờ cần thiết khi lái xe tải mà tài xế bắt buộc phải mang theo mỗi khi ra đường, kể cả trong các chuyến giao hàng ngắn.

2.2. Giấy vận tải – bắt buộc cho xe kinh doanh hàng hóa

Theo Điều 47 Thông tư 12/2020/TT-BGTVT, mọi phương tiện kinh doanh vận tải hàng hóa đều phải có giấy vận tải.

• Giấy vận tải được đơn vị kinh doanh phát hành và đóng dấu xác nhận.
  
• Đối với hộ kinh doanh cá thể, chủ hộ phải ký và ghi rõ họ tên trên giấy vận tải.
  
• Trước khi xe rời kho, chủ hàng hoặc đại diện phải ký xác nhận việc xếp hàng đúng quy định.
  

Trên giấy vận tải cần có:

• Tên doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh vận tải.
  
• Biển số xe.
  
• Họ tên tài xế, hành trình vận chuyển.
  
• Tên người thuê vận chuyển.
  
• Thông tin hợp đồng, ngày ký (nếu có).
  
• Chủng loại và khối lượng hàng hóa.

Tài xế phải xuất trình giấy vận tải khi có yêu cầu của lực lượng chức năng. Việc không mang giấy vận tải được xem là vi phạm, tương đương với thiếu giấy tờ cần thiết khi lái xe tải.

2.3. Giấy tờ liên quan đến hàng hóa trên xe

Ngoài hồ sơ xe, người lái còn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa:

• Hóa đơn bán hàng: do bên bán hàng lập và ký xác nhận.
  
• Phiếu xuất kho: do doanh nghiệp sản xuất hoặc cơ sở kinh doanh phát hành.
  
• Giấy chứng nhận chất lượng (nếu có): cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, chứng minh hàng hóa đạt tiêu chuẩn.

Những giấy tờ này giúp tài xế chứng minh hàng hóa hợp pháp, tránh bị tạm giữ hoặc xử phạt khi bị kiểm tra.
Đây cũng là nhóm giấy tờ cần thiết khi lái xe tải mà nhiều người thường bỏ quên, dẫn đến rắc rối không đáng có trong quá trình vận chuyển.

3. Mức phạt khi thiếu giấy tờ cần thiết khi lái xe tải

Theo quy định tại Nghị định 100/2019/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 123/2021/NĐ-CP), mức phạt cho các hành vi không mang đủ giấy tờ hợp lệ cụ thể như sau:

Như vậy, chỉ một sơ suất nhỏ trong việc chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi lái xe tải cũng có thể khiến tài xế bị xử phạt tiền triệu, ảnh hưởng đến uy tín và thời gian giao hàng.

Kết luận:

Việc chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi lái xe tải tuy đơn giản nhưng mang ý nghĩa rất lớn trong hoạt động vận tải hàng hóa. Nó không chỉ giúp người lái xe tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm trong công việc.

Một tài xế giỏi không chỉ vững tay lái mà còn phải kỹ lưỡng trong khâu kiểm tra hồ sơ, giấy tờ trước mỗi chuyến hàng.
Hãy hình thành thói quen kiểm tra giấy tờ cần thiết khi lái xe tải trước khi khởi hành – để mọi hành trình của bạn luôn an toàn, hợp pháp và suôn sẻ.